Notre équipe n’a jamais eu l’impression d’être aussi utile aux entreprises que nous accompagnons… que pendant cette crise sanitaire. Il y aura indéniablement un avant/après en ce qui concerne la prise de conscience et le besoin de digitalisation des entreprises. Nous avons pris le temps de la reflexion pour vous partager notre retour d’expérience, n’hésitez pas à y réagir via nos réseaux sociaux.
La transformation digitale, levier de résilience
Toutes les entreprises n’ont pas affronté la pandémie de coronavirus avec les mêmes chances. La crise sanitaire a mis certains secteurs d’activité à l’arrêt comme le tourisme, l’hôtellerie-restauration, ou le BTP, quand d’autres étaient épargnés par les restrictions à l’image des banques, assurances ou de la grande distribution.
Mais même parmi celles qui avaient la possibilité d’assurer une continuité de l’activité, toutes les entreprises n’ont pas fait face aux perturbations de l’organisation avec autant de résilience. Quel est le point commun de celles qui ont su le mieux adapter leurs process au travail à distance ? Leur maturité digitale.
L’avènement du télétravail
Il peut exister des résistances au changement dans les TPE et les PME. Cela est typique, et se comprend, nous l’observons au quotidien. Culture d’entreprise vérouillée, angoisse des dirigeants ou des collaborateurs face aux nouveaux usages, absence de vision stratégique : les facteurs sont nombreux, mais le confinement a mis ces entreprises face à leurs limites, alors que les plus agiles ont pu retrouver leurs outils et maintenir une cohésion d’équipe en télétravail.
Chez Beeside, les outils numériques et le travail à distance font partie intégrante de notre ADN ; la crise sanitaire n’a donc pas eu d’impact significatif sur notre capacité à accompagner nos clients. Et les sollicitations ont été nombreuses autour de missions DSI externalisée afin d’accélérer la mise en place du télétravail ! Le distanciel s’est fait une place dans l’entreprise : huit actifs sur dix qui l’ont expérimenté durant le confinement souhaiteraient prolonger le télétravail d’après une étude OpinionWay pour Les Echos.
Outils digitaux : les essayer, c’est les adopter
La crise sanitaire renforce la pression sur la compétitivité des entreprises et elle passe plus que jamais par une optimisation de l’efficacité de leur organisation. S’il faut malgré tout tirer un enseignement positif de l’épisode du Covid-19, c’est la démocratisation de la digitalisation dans les TPE et PME.
Mais concrètement, par où commencer ?
La transition numérique passe en partie par l’adoption d’outils en ligne rapides à déployer et faciles à appréhender. Des solutions hébergées dans le Cloud qui limitent les besoins en investissements (matériel informatique, licence) et en maintenance en orientant les ressources sur les coûts de fonctionnement. Des solutions évolutives, sécurisées et accessibles partout en mobilité.
Bien entendu, la notion de “rapide” ou “facile à déployer” s’entend lorsque l’on est accompagné par un professionnel expérimenté. Confier la mise en place de ces outils à une personne de l’entreprise n’en ayant pas l’expertise risque de générer plus de frustrations, d’échec et de perte de temps que de bénéfices.
1. Communication : mieux hiérarchiser les échanges
La première problématique qui se pose avec le travail à distance, c’est la proximité entre les collaborateurs. Les échanges qui rythment les journées, les réunions qui font avancer les projets. Il existe certes les boîtes mail, mais multiplier les communications par ce biais est source de stress et de conflits.
En télétravail, il faut être capable de hiérarchiser les échanges et ne pas engorger les boîtes mail avec des sollicitations brèves nécessitant une réponse directe et des échanges collectifs gourmands en interaction. Une messagerie instantanée conviendra aux discussions individuelles, un outil de visioconférence aux réunions à distance.
Notre top 3 des outils de communication :
- Google Meet
- Slack
- Microsoft Teams
2. Partage de documents : synchroniser les fichiers à distance
Les communications ne sont que la partie visible de l’iceberg !
Pour faciliter le travail collaboratif à distance, il existe des solutions de partage de documents. Elles permettent de stocker et partager en temps réel et en permanence des fichiers bureautiques (documents texte, feuilles de calcul, slides) et multimédia (audios, vidéos, etc.).
Il est ainsi possible de disposer de dossiers synchronisés sur le poste de travail de chaque collaborateur, ou d’y accéder via un navigateur web depuis n’importe où. Ce type d’outil collaboratif réduit la rétention et la perte d’informations : chacun a accès à la dernière version du document.
Notre top 3 des outils de partage de documents :
- Google Drive
- Dropbox
- OneDrive
3. Gestion de projet : centraliser le pilotage de l’organisation
La clé de la productivité, c’est la fluidité de l’organisation.
Les outils collaboratifs de gestion de projet aident à cela grâce à la gestion des tâches : assignation aux membres de l’équipe, priorisation, délais, objectifs, etc. En plus de fournir une to-do list claire aux collaborateurs en vue calendrier ou tableau kanban, ce type d’outil donne un reporting très visuel au chef de projet, afin de disposer d’un suivi en temps réel de la progression. Les solutions les plus puissantes sont reliées à un ensemble d’applications collaboratives permettant de challenger les équipes (brainstorming, sondages, votes, etc.).
Notre top 3 des outils de gestion de projet :
- Trello
- Asana
- Klaxoon
En conclusion ?
La crise sanitaire a accéléré l’urgence de digitaliser les processus dans les entreprises. Pour réussir leur transition numérique, les TPE et PME peuvent adopter des outils collaboratifs qui ont démontré leur utilité et leur efficacité durant le confinement.
Lorsque ces outils clés-en-main atteignent leurs limites, le recours au développement de solutions sur-mesure est la solution idéale pour franchir un cap en terme de productivité.
Beeside vous apporte l’expertise et l’équipe solide pour vous accompagner au changement et tirer tous les bénéfices de la digitalisation. N’hésitez pas à nous contacter pour prendre les devants !